Satunama.org.- Manajemen arsip merupakan rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat di dalam proses pengarsipan (Suraja, 2006). Dikenal juga sebagai tata kearsipan, kegiatan ini meliputi pengelolaan arsip sejak diterima, diciptakan, diproses, disimpan sampai dengan disusutkan. Arsip sendiri adalah kumpulan dokumen, rekaman tertulis, atau visual lainnya yang memiliki nilai atau kepentingan tertentu yang diatur dan disimpan dengan cara tertentu. Pihak yang bertanggung jawab dalam kegiatan tata kearsipan disebut arsiparis.
Mengapa arsip penting untuk dikelola? Jawabannya adalah arsip dapat memiliki nilai sejarah dan nilai yang merekam perkembangan suatu organisasi, pemerintahan, atau entitas tertentu. Pengelolaan arsip yang baik menjadi kunci untuk melestarikan informasi, mendukung operasional yang efisien, dan memenuhi kewajiban hukum. Jadi penting bagi arsiparis untuk memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang manajemen arsip.
Seorang arsiparis dituntut untuk memiliki ketekunan dan ketelitian tingkat tinggi. Sebelum mencapai tahap tersebut, pemahaman dasar menjadi kunci utama, termasuk jenis-jenis arsip. Dalam manajemen arsip, dikenal dua kategori utama arsip, yakni arsipstatis yang mengandung nilai sejarah, dan arsipdinamis yang terlibat langsung dalam kegiatan penciptaan arsip.
Sedangkan berdasarkan jangka waktunya, arsip dibagi menjadi dua: (1) arsipaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi; dan (2) arsip inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun/ rendah. Pengetahuan/pengelompokkan arsip ini penting untuk dapat melakukan Daur Hidup Arsip Dinamis (Life Cycle of Records). Hal ini tidak hanya membantu menjaga volume arsip tetap terkendali, tetapi juga memastikan bahwa arsip yang dihasilkan memiliki nilai dan relevansi yang optimal.
Dalam pengelolaannya, arsip secara manual disimpan di dalam dua ruang, yaitu central filedan record file. Tetapi, dengan perkembangan teknologi saat ini, arsip juga disimpan dalam bentuk digital, yang dikenal dengan istilah digitalisasi arsip. Digitalisasi arsip adalah proses mengubah arsip konvensional ke menjadi arsip elektronik/ digital melalui berbagai bentuk dan media.
Fungsi digitalisasi tidak lain untuk mendapatkan efisiensi dan optimalisasi dalam mengamankan, mengoptimalkan, dan memperbaiki kualitas arsip. Selain itu, digitalisasi arsip berguna untuk mempercepat proses sharing informasi. Sehingga, seorang arsiparis harus memiliki keterampilan dasar yang baik dalam mengelola arsip, baik secara konvensional maupun digital.
Keterampilan Dasar Arsiparis
Keterampilan dasar seorang arsiparis melibatkan kemampuan untuk menyusun arsip dengan menggunakan sistem klasifikasi yang terstruktur. Klasifikasi arsip menjadi langkah kunci dalam mengorganisir arsip secara hierarkis, yang mencerminkan fungsi dan tugas instansi ke dalam berbagai kategori unit informasi kearsipan. Proses klasifikasi ini berkaitan erat dengan penerapan sistem alfa numerik yang melibatkan angka primer, sekunder, tersier, dan indeks.
Untuk menguasai seni klasifikasi arsip, arsiparis dapat memulainya dengan memahami bagian-bagian dari angka primer yang telah ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Ini menjadi landasan penting untuk melangkah ke tahap berikutnya, yaitu penomoran menggunakan alfa numerik. Setelah menetapkan basis tersebut, langkah selanjutnya adalah mengumpulkan arsip-arsip yang memiliki klasifikasi serupa ke dalam satu map. Tindakan ini bukan hanya menyederhanakan penyimpanan fisik, tetapi juga memastikan kemudahan akses di masa mendatang. Dengan demikian, keterampilan klasifikasi arsip tidak hanya menjadi fondasi utama, tetapi juga kunci efektivitas dalam pengelolaan arsip.
Dalam pengelolaan arsip secara digital, arsiparis perlu memiliki keahlian dalam pemanfaatan teknologi dasar, seperti proses merename nama, pembuatan folder, dan penggunaan mesin scanner. Me-rename nama data memiliki peran penting dalam memberikan klasifikasi yang efektif, sejalan dengan fungsi klasifikasi dalam sistem pengarsipan. Pembuatan folder menjadi langkah selanjutnya yang memungkinkan arsiparis untuk menciptakan struktur penyimpanan mirip dengan map, memfasilitasi pengelompokan arsip yang serupa dalam satu wadah.
Tak kalah penting, penggunaan mesin scanner menjadi sarana yang diperlukan untuk mentransfer file dari format konvensional ke format digital, mempercepat proses pengarsipan dan mengoptimalkan aksesibilitas data. Dengan menguasai teknologi ini, arsiparis dapat menjalankan tugasnya dengan lebih efisien dalam era pengarsipan digital.
Sikap dan Sifat Pendukung
Untuk menjadi seorang arsiparis profesional, keterampilan teknis harus dilengkapi dengan sikap dan sifat tertentu. Pertama-tama, ketelitian menjadi kunci, karena sikap ini tidak hanya mencegah kesalahan tetapi juga meningkatkan kualitas pekerjaan dan produk. Kedisiplinan juga menjadi aspek penting dalam manajemen arsip, mengharuskan arsiparis untuk patuh terhadap kebijakan penyimpanan dokumen dan memiliki pemahaman mendalam akan urgensi waktu.
Dalam mengelola volume besar data, kemampuan untuk mengelola waktu dengan efisien menjadi kunci kesuksesan. Etika profesional membentuk dasar integritas arsiparis, termasuk menjaga kerahasiaan informasi dan menangani dokumen dengan kejujuran. Selain itu, keterampilan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tertulis, sangat diperlukan agar arsiparis dapat menjelaskan prosedur dan kebijakan dengan jelas kepada orang lain.
Kemampuan analisis menjadi daya tarik tambahan, memungkinkan arsiparis untuk memahami kebutuhan pengguna dan mengidentifikasi solusi efektif dalam menyusun, menyimpan, dan mengelola arsip. Terakhir, kemauan belajar menjadi sikap yang esensial, mengingat bidang manajemen arsip terus berkembang, dan arsiparis yang efektif harus tetap terinformasi tentang tren, teknologi baru, dan perubahan regulasi. Dengan menggabungkan keterampilan teknis dan sikap ini, seorang arsiparis dapat menjalankan tugasnya secara profesional dan efisien.
Pentingnya keterampilan sebagai seorang arsiparis profesional menjadi salah satu fokus Pelatihan Timor Leste milik Yayasan SATUNAMA Yogyakarta. Dalam rangka meningkatkan kompetensi, Yayasan SATUNAMA menjalin kemitraan dengan Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Sleman Yogyakarta untuk menggelar pelatihan intensif selama 18 hingga 22 Desember 2023 yang diikuti oleh staf Ministério Juventude, Desporto, Arte e Cultura (Kementerian Pemuda, Olahraga, dan Seni Budaya) Timor Leste.
Tiga orang Arsiparis, yaitu Catur Heni Priana, S.S.T.Ars., Herawati Dian Elvandari, S.S.T.Ars., dan Betty Indriati, S.S.T.Ars, ditunjuk sebagai fasilitator untuk memberikan materi kepada perwakilan staf Ministério Juventude, Desporto, Arte e Cultura yang terdiri dari tiga divisi yang berbeda, yaitu bagian Kepemudaan, Olahraga, dan Seni Budaya. Pelatihan ini tidak hanya mengajarkan prinsip pengelolaan arsip secara konvensional, tetapi juga merambah ke ranah digital.
Salah satu peserta, Gracieta dos Santos, menyampaikan rasa terima kasihnya atas kesempatan yang diberikan untuk mengikuti pelatihan ini. Ia mengungkapkan bahwa pelatihan manajemen arsip memberikan wawasan mendalam tentang cara mengelola arsip secara detail, sesuatu yang sebelumnya belum pernah diperolehnya. Peserta pelatihan juga dibekali keterampilan baru, salah satunya menggunakan alat scan portabel. Alat ini memiliki keunggulan dalam segi bentuk yang membuatnya mudah dibawa kemana-mana, sehingga keterampilan ini akan mempermuda para arsiparis dalam melakukan dokumentasi arsip saat dinas lapangan.
Selain itu, kunjungan ke Diorama Arsip Jogja juga memberikan bekal perspektif baru kepada peserta tentang pemanfaatan arsip sejarah yang memiliki nilai seni tinggi. Sebagai bagian dari bidang Seni Budaya, Gracieta berharap bahwa pengetahuan baru dan pengalaman yang didapat selama pelatihan dapat diimplementasikan dengan baik di instansinya, mulai dari menyusun dan menyimpan arsip hingga memanfaatkan nilai potensi nilai arsip untuk kemajuan instansinya. Dengan demikian, kolaborasi antara Yayasan SATUNAMA dengan Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Sleman menjadi momentum penting untuk meningkatkan kapasitas para profesional arsiparis dalam menghadapi tantangan pengelolaan arsip di masa kini.
“Saya sangat bersyukur memiliki kesempatan untuk ikut pelatihan ini, karena saya jadi tahu cara mengelola arsip yang baik. Di Timor Leste belum ada yang sedetail yang dipelajari disini, sehingga kedepannya pengalaman dan ilmu yang saya dapatkan akan saya terapkan di instansi saya bekerja”, jelas Gracieta.
Prinsip ‘tak ada kata cukup untuk belajar’ menjadi pilar kuat bagi staf Ministério Juventude, Desporto, Arte e Cultura dan Pemerintah Timor Leste untuk terus meningkatkan kemampuannya. Mulai dari ruang kelas hingga kunjungan lapangan ke Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Sleman, serta melibatkan diri dalam keindahan Diorama Arsip Yogyakarta, peserta selalu memancarkan semangat belajar yang memikat. Kebersamaan pelatihan diakhiri dengan memperkenalkan peserta pada kelezatan budaya Kuliner Keraton Yogyakarta dalam acara makan malam yang penuh kenangan. [Berita: Karenina Aryunda – Volunteer/Penyunting: A. Perdana/Foto: Okka Gualbertus]
