Satunama.org.- Kemajuan teknologi turut mempengaruhi kerja-kerja administratif, termasuk dalam praktik kearsipan. Selama ini, praktik arsip konvensional berusaha melindungi arsip dalam objek fisik pembawa informasi, seperti kertas dan foto, yang memiliki kemungkinan hilang atau rusak.
Namun, kemajuan teknologi menawarkan sebuah kemudahan dalam praktik arsip, yakni melalui digital archive (arsip digital). Model pengarsipan secara digital bertujuan untuk menjaga informasi dalam format digital, sehingga kemungkinan hilang atau rusaknya dapat diantisipasi. Selain itu, praktik arsip digital juga memungkinkan pengelolaan arsip dalam skala besar dan jangka waktu yang lama.
Digital archive memberikan kemudahan dari segi fleksibilitas, dengan menghemat waktu, tenaga, serta biaya karena lebih mudah untuk ditemukan dan dikelola (Hapsari, 2021). Secara lebih khusus, terdapat beberapa keunggulan digital archive dibandingkan dengan pengelolaan arsip konvensional, seperti (1) dapat diakses melalui internet dari manapun dan kapanpun secara cepat dengan komputer atau perangkat mobile, (2) mendukung pemeliharaan arsip dalam jangka panjang, serta (3) mendukung proses demokratis dengan memungkinkan laporan publik lebih mudah diakses (Yadav, 2016).
Kapasitas digital archive telah menjadi sebuah kebutuhan dan prioritas bagi urusan administrasi di berbagai tempat, termasuk di Timor Leste. Apalagi, isu digitalisasi kini tengah menjadi sebuah prioritas di Timor Leste, sebagaimana pemerintah Timor Leste meluncurkan rancangan strategis 10 tahunan yakni “Timor Digital 2032” di tahun 2023.
Goals ini mencakup pengembangan teknologi digital dan ICT dengan menekankan pemanfaatannya bagi pembangunan masyarakat dan ekonomi. Upaya ini meliputi penyediaan layanan pemerintah di bidang ekonomi, kesehatan, pendidikan, dan pertanian yang inklusif (Government of Timor Leste, 2023).
Sejalan dengan kebutuhan ini, pada 11-15 Desember 2023, 22 perwakilan staff CNE (Comissão Nacional de Eleições) Timor Leste mengikuti pelatihan digital arsip yang diselenggarakan oleh Yayasan Satunama. Digital arsip adalah salah satu dari tiga topik pelatihan lainnya yaitu manajemen proyek, finansial dan aset. Berbeda dengan pelatihan staff CNE gelombang sebelumnya, pelatihan gelobang kedua bertujuan untuk mengembangkan kapasitas digital archive.
Sasaran pelatihan ini utamanya adalah staff CNE yang terjun langsung di lapangan. Pelatihan ini pun didorong oleh kebutuhan administratif CNE, mengingat kerja-kerja institusi ini berkaitan dengan Pemilu di Timor Leste di mana administrasi dan arsip informasi penting wajib dikelola secara profesional. Tentunya, kapasitas digital archive juga menjadi kemampuan prioritas yang dibutuhkan bagi keberlanjutan institusi di masa kini maupun mendatang.
Proses Belajar dan Pentingnya Arsip
Selama proses pelatihan, para peserta mendapatkan materi kearsipan yang berfokus pada manajemen kearsipan dengan fasilitator Betty Indriati dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sleman. Pelibatan fasilitator dari pihak luar merupakan kolaborasi Satunama Training Center (STC) dengan pihak yang kompeten di bidangnya. Pada sesi pembukaan Betty memberi penekanan pada siklus hidup manusia yang tidak luput dari arsip. Sejak lahir hingga mati, manusia memerlukan arsip.
“Mengapa arsip itu penting? Ada empat alasan utama. Pertama, hidup tidak lepas dari arsip. Kedua, urat nadi bagi organisasi, tiga, menjadi bukti otentik dan keempat, menjadi rekaman kegiatan. Sewaktu-waktu arsip-arsip ini dibutuhkan sehingga perlu dikelola secara baik”, papar Betty.
Dalam konteks institusi negara yang bertanggung jawab terhadap publik, arsip memiliki beberapa fungsi yaitu: perencanaan dan pengambilan keputusan, perlindungan keperdataan rakyat, perlindungan aset dan kekayaan intelektual, dukungan pelayanan publik, identitas dan memori kolektif, bahan pertanggungjawaban, pembelajaran bagi anak cucu, perlindungan eksistensi bangsa, serta menjadi alat bukti hukum.
Meskipun berbeda negara, faktor-faktor tersebut pun tetap berlaku di CNE Timor Leste. Hal ini dipertegas dalam sesi diskusi bersama para peserta, meskipun dalam kasus tertentu kebijakan negara atau institusi berpengaruh pada model ataupun manajemen kearsipan.
Tentunya, pelatihan digital archive diharapkan dapat memberikan input bagi operasional CNE. Materi yang diberikan diharapkan dapat membantu para peserta pelatihan untuk semakin familiar dan memperkuat penguasaan praktik arsip digital yang nantinya dapat menunjang administrasi dan kerja-kerja CNE.
Kapasitas ini diharapkan dapat membantu pengelolaan dan pemeliharaan informasi penting yang akan berguna bagi kepentingan CNE maupun masyarakat secara keseluruhan. Pengetahuan yang didapatkan selama latihan juga tentunya dapat menjadi input bagi pengembangan digital archive di institusi lainnya.
“Jadi apa yang kami dapat tentang digital arsip ini penting bagi pekerjaan kami di lapangan. Meskipun sering berada di lapangan tapi mengelola administrasi yang baik dan benar penting untuk kami. Semoga ini akan segera kami praktikkan di kantor kami”, jelas Amanu salah satu peserta pelatihan.
Pada akhirnya kemampuan digital arsip menjadi kapasitas yang sangat penting dan tidak dapat diabaikan dalam administrasi masa kini. Pelatihan yang diikuti staff lapangan CNE juga menunjukkan bahwa penguatan institusi tidak berhenti di level pembuatan kebijakan saja, melainkan bahwa penguatan kapasitas seluruh staff di bidangnya masing-masing semestinya menjadi sebuah prioritas. Para peserta pelatihan diharapkan akan berkontribusi dalam mewujudkan kerja-kerja CNE sebagai sebuah lembaga yang berperan penting dalam mendukung praktik demokrasi di Timor Leste. [Berita: Yulia Esti Utami – Volunteer SATUNAMA/Penyunting: A.K. Perdana/Foto: Okka Gualbertus]
Reference list
Government of Timor Leste (2023). Government launches strategic plan “Timor Digital 2032″ to boost national digital and technological development «Government of Timor-Leste. [online] timor-leste.gov.tl. Available at: http://timor-leste.gov.tl/?p=32649&lang=en&n=1.
Hapsari, D.N. (2021). Urgensi dan Relevansi Arsip Digital. [online] Kementrian Keuangan Republik Indonesia. Available at: https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kanwil-kalselteng/baca-artikel/14582/Urgensi-dan-Relevansi-Arsip-Digital.html [Accessed 20 Dec. 2023].
Yadav, D. (2016). Opportunities and Challenges in Creating Digital Archive and Preservation: An Overview. International Journal of Digital Library Services, 6(2).
