Satunama.org – Program Scaling Up for Most at Risk Population 2 (SUM) dan Satunama, Senin-sabtu (3-8/11) berlangsung menarik. Tema aktivitas yang diusung adalah mentoring penyusunan SOP HR Administration, pada tiga Social Community Organization (CSO) di Medan. Ketiga CSO tersebut, Galatea, Human Health Organisation (H2O), dan Gerakan Sehat Masyarakat. Satunama menurunkan Yudi Erwanto, yang sehari-hari terlibat di HRD Satunama, sebagai mentor berkeliling untuk tiga CSO tersbut.
Yudi menuturkan awalnya masing-masing CSO jengah dengan topik ini. “Hampir di semua CSO yang saya datangi mengatakan hal yang sama. Peserta mentoring bosan dengan tema-tema semacam ini, buang-buang tenaga, buang-buang uang. Namun, lanjut Yudi, hal itu dikarenakan cara penyampaiannya yang tidak tepat.
“Awalnya saya bertanya apakah sebelumnya pernah mendapatkan mentoring tentang tema yang serupa. Mereka menjawab sudah. Ketika saya minta melihat SOP yang pernah disusun, saya disuguhi segepok SOP yang hanya membahas satu hal,” kata Yudi menceritakan pengalamannya pada reporter Satunama.org, disela-sela makan siang, Rabu (12/11).
Lebih lanjut ketika ditanya, apakah Peserta memahami isinya. Sebagian besar peserta mentoring menjawab tidak. Fenomena ini tidak hanya terjadi di satu CSO tetapi terjadi di tiga CSO yang lain. Beserapa peserta menyatakan butuh waktu 2 sampai 3 tahun untuk membuat SOP. Mendapati kondisi tesebut Yudi, memberikan tantangan kepada peserta mentoring untuk membuat SOP dalam 30 menit.
“Saya memberi tantangan kepada mereka untuk menyusun SOP dalam waktu 30 menit. Saya percaya bahwa masing-masing kita bisa menyusun SOP, dan itu bukan hal yang sulit,” tutur Yudi.
Tantangan tersebut disambut baik oleh peserta. Dalam pertemuan yang masing-masing dilakukan selama 2 hari untuk tiap CSO di Medan, telah menghasilkan beberapa SOP. “Standar operational prosedur kan dasar. Ini yang akan menjadi acuan masing-masing departemen, atau divisi tiaplembaga untuk menjalankan aktivitasnya. Yang terpenting lagi, SOP itu mestinya simpel dan mudah dimengerti sehingga bisa menjadi petunjuk operasional setiap aktivitas” lanjutnya.
SOP yang komplit, masih menurut Yudi, sekurang-kurangnya memuat person in charge (PIC), alur, dokumen, dan keterangan. Yudi menggunakan metode yang menarik. Ia memberikan materi sekalogus contoh SOP yang ia bawa.
“Ya menurut mereka, ini metode baru. Mereka baru pertama kali ini mendapatkan metode baru dalam penyusunan SOP. Jadi Asumsi bahwa penyusunan SOP bisa berlama-lama terpatahkan. Peserta juga mengatakan bahwa mentoring ini menyenangkan,” sambung Yudi. Metode yang diterapkan simpel dan tidak terlalu banyak naratif. Metode juga disesuaikan dengan tipe peserta mentoring sehingga mampu menghasilkan capaian yang maksimal.
Hingga akhir mentoring masing-masing CSO telah menghasilkan 3-4 SOP, yang satu diantaranya sudah dilengkapi dengan budget. Yudi menambahkan, sebagian besar peserta sebenarnya telah banyak pengalaman dalam kerja-kerja di LSM, namun merasa kesulitan untuk menuliskan alur dalam SOP dan mendokumentasikannya.
Ditulis oleh: Ryan Sugiarto, November 2014.
