Pelatihan Penulisan Laporan Kegiatan dan Laporan Proyek Bagi Staf Setara Jambi

“ Pelaksanaan kegiatan atau program sebuah Yayasan atau organisasi yang baik dan  mampu mendorong perubahan signifikan bagi dampingannya, hanya karena pekarya atau organisasi tidak menulis laporannya secara baik. Akhirnya memberi kesan atau penilaian bahwa programnya tidak berjalan baik”.

Satunama.org – Situasi ini juga dialami dan dirasakan oleh teman-teman Yayasan Setara Jambi yang sudah bekerja selama 17 tahun. Mereka menyampaikan bahwa dalam beberapa kasus, sering kali terjadi bahwa pekerjaan terlaksana dengan proses dan hasil yang baik, akan tetapi karena tidak adanya laporan tertulis, atau ada laporan yang tersedia akan tetapi belum menyajikan informasi yang cukup memadai dan bahkan tidak memasukkan unsur yang penting dan utama dalam sebuah laporan.

Hal ini kemudian berimplikasi pada buruknya penilaian atas program tersebut. Selain itu bisa berdampak pada kemungkinan tidak tepatnya intervensi yang akan dilakukan pada tahap berikutnya atau mempengaruhi strategi yang akan dikembangkan pada tahap program selanjutnya.

Berdasarkan situasi ini, Yayasan Setara Jambi mengundang Yayasan SATUNAMA Yogyakarta untuk menjadi fasilitator dalam kegiatan “Pelatihan Penulisan Laporan Kegiatan dan Laporan Proyek”. Kegiatan ini dilaksanakan selama 3 hari, mulai dari hari Selasa tanggal 23 November 2021 sampai hari Kamis tanggal 25 November 2021. Tempat kegiatan di Hotel Bukit Vipassana, Lembang, Kabupaten Bandung Barat.

Peserta yang mengikuti kegiatan ini sebanyak 14 orang, yang terdiri dari 9 orang laki-laki dan 5 orang perempuan. Terdiri dari: 2 orang adalah manajer program, 3 orang staf keuangan, 1 orang HRD dan 8 orang staf lapangan dari Yayasan Setara Jambi.

Selama proses pelatihan peserta dibantu oleh Bapak Methodius Kusumahadi Fasilitator dari Yayasan SATUNAMA dan Genie F Fendy sebagai Co-Fasilitator. Fasilitator menekankan pada hal-hal pokok yang penting dalam penulisan sebuah laporan, di antaranya bahwa:

1) Peserta wajib mengetahui spirit dan konten dasar penulisan laporan sesuai dengan standar Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD 1999/2000). Pada penjelasan ini fasilitator menekankan tentang 10 hal yang harus diperhatikan dalam penulisan sebuah laporan di antaranya:

  1. Tampilan: Format—interest.
  2. Konsistensi PME- Bahasa Pendek-kerangka logis.
  3. Membantu delivery: Laporan ke atas-laporan Donor-Laporan studi
  4. Menampilkan Hasil dan proses: output, outcome—impact.
  5. Kelayakan Pengelola: Relevansi-analisa-support-hambatan-prospek
  6. Nilai tambah: Ilustrasi-Fisik-Prospek ke depan-Pengetahuan baru ( knowledge sector ).
  7. Dampak: Pasca Proyek-goals-tingkat publik di luar target group.
  8. Gender: Keadilan relasi perempuan-Laki-laki.
  9. Keberlanjutan Hasil (Outputs, Outcomes, Goals/Dampak program
  10. Ringkasan Eksekutip: Selembar untuk Pimpinan Puncak

Selain itu fasilitator juga menjelaskan tentang konten Laporan yang wajib menurut OECD 1999/2000 sebagai berikut:

  1. Relevansi: Pelaksanaan menjawab berbagai pertanyaan awal (Ide/Masalah)
  2. Efektivitas: Mencapai semua tujuan sesuai target masing2 sesuai ukuran
  3. Efisiensi: Mencapai tujuan dengan hemat sumberdaya (ada pembanding)
  4. Hasil Kerja: Tercapainya perubahan jangka pendek,menengah, panjang.
  5. Jaringan Kerjasama dengan partner lokal, nasional, internasional.
  6. Gender: Memastikan keadilan relasi antar Gender
  7. Polusi (Emisi Karbon): Memastikan tercapainya kelestarian alam sesuai ukuran
  8. Keberlangsungan: Memastikan kelanjutan Hasil

2) Peserta memahami pentingnya dokumen perencanaan proyek/program sebagai dasar penulisan sebuah laporan. Fasilitator menjelaskan bahwa dasar utama penulisan Laporan adalah Dokumen Perencanaan Program/organisasi yang sudah dibuat dan disepakati bersama oleh organisasi dan lembaga donor. Dokumen Perencanaan ini memuat capaian yang akan dicapai mulai dari Level Goal, Outcome, Output dan Kegiatan-kegiatan apa saja yang direncanakan.

Seperti Peta jalan atau penunjuk arah ke mana organisasi akan melangkah dan apa saja yang ingin dicapai dalam setiap langkah tersebut. Sehingga setiap staf program harus paham dan memiliki dokumen ini untuk membantu menjalankan program serta melihat capaian perubahan yang sudah dicapai. Hal-hal inilah yang perlu dituliskan dalam Laporan seperti yang ditentukan oleh OECD 1999/2000, misalnya soal relevansi, efektivitas dan efisiensi organisasi dalam menjalankan program, dan hasil kerja program sudah mencapai perubahan pada tingkat mana, jaringan kerja, analisis gender dan lingkungan serta keberlangsungan hasil dari program kita.

3) Peserta mengetahui berbagai format laporan dan kaitannya dengan tingkat perubahan yang dicapai oleh lembaga berdasarkan dokumen perencanaan. Pada bagian ini Fasilitator menjelaskan beberapa format penulisan laporan kepada peserta, mulai dari format penulisan Laporan Bulanan, Laporan Kemajuan (6 bulanan), Laporan tahunan dan Laporan 5 tahunan (akhir program).

Kegiatan berjalan lancar sesuai jadwal yang disepakati bersama oleh tim fasilitator dan peserta, peserta mengikuti seluruh proses belajar dengan baik. Peserta berharap ada kegiatan lanjutan bersama di Yogyakarta untuk membangun kapasitas staf Yayasan Setara Jambi.

Penulis: Genie F. Fendy, Pekarya SATUNAMA. Editor: Bima Sakti

Tinggalkan komentar

English EN Bahasa Indonesia ID