Mengembangkan Laporan Berbasis Pengelolaan Pengetahuan

Mengembangkan Laporan Berbasis Pengelolaan Pengetahuan

Mataram, 29 November 2017. Dalam tahapan kerja manajemen program, penulisan laporan merupakan salah satu rangkaian yang amat menentukan keberhasilan sebuah  program. Kondisi  ini memberikan syarat  kepada penanggungjawab dan pelaksana  program untuk memiliki kemampuan menulis laporan kegiatan.

Seringkali tidak semua manajer atau staf program memiliki kemampuan menulis tulisan narasi laporan secara baik. Di sisi lain, teknik penulisan laporan bukanlah sebuah teknik sederhana, melainkan  membutuhkan seperangkat kemampuan menulis yang baik, jelas, lengkap, sistematis dan menggabungkan unsur fakta, data dan opini, menjadi kumpulan informasi yang benar, terang, dan bermakna.

Berangkat dari situasi tersebut, Yayasan SATUNAMA bekerjasama dengan Yayasan Nurani Luhur Masyarakat (YNLM) menyelenggarakan pelatihan penulisan laporan dengan pendekatan Knowledge management untuk penanggung jawab dan pelaksana program di Mataram, Nusa Tenggara Barat pada Senin-Rabu, 27-29 November 2017. Pelatihan ini diikuti para staf YNLM yang banyak bekerja di ranah kesehatan masyarakat. Sebanyak 12 orang staf YNLM mengikuti pelatihan yang difasilitasi oleh Edy Purwaka dan Banu Badrika dari Yayasan SATUNAMA ini.

Diawali dengan pembekalan materi tentang konsep dasar, paradigma dan model-model Pengelolaan Pengetahuan, serta bagaimana mengimplementasikannya dalam penulisan laporan di hari pertama, pelatihan kemudian bergerak dinamis dengan pemberian materi tentang konsep penulisan laporan, model-model penulisan laporan, studi kasus dan cerita keberhasilan serta penyusunan perencanaan strategis. Para peserta juga memperoleh kesempatan untuk melakukan praktik penulisan laporan berbasis pengelolaan pengetahuan.

Penulisan laporan berbasis pengelolaan pengetahuan adalah hal yang tidak bisa dipandang remeh.  Dalam setiap proses kerja sebuah organisasi terdapat yang namanya tacit knowledge, yaitu pengetahuan yang bersemayam di dalam diri setiap individu di dalam organisasi yang seringkali tidak diperhatikan, tidak dikomunikasikan dan akhirnya juga tidak dikelola. Tacit Knowledge inilah yang merupakan dapur proses dari organisasi, rumah tangga, atau pun proyek dalam menjalankan aktivitasnya.

“Pengetahuan tacit ini sangatlah penting, namun sayang sekali jarang didokumentasikan. Nah pelatihan ini mengajarkan bagaimana mendokumentasikan pengetahuan yang penting itu.” Ujar Banu.

Fasilitator Edy Purwaka kemudian menjelaskan bahwa setiap laporan berbasis pengelolaan pengetahuan, di mana tacit knowledge dikelola, harus mencakup 3 hal pokok, yakni manusia, proses, dan teknologi. “Manusia sebagai subyek yang memproduksi sekaligus mengkonsumsi pengetahuan harus memahami bagaimana sebuah proses pengelolaan dan transfer pengetahuan dilakukan dengan menggunakan teknologi yang ada.” Kata dia.

Laporan berbasis Pengelolaan Pengetahuan

Edy Purwaka juga memberi tahu bahwa ada 4 komponen dalam penyampaian laporan yaitu apa pesan utama yang harus disampaikan, latar belakang situasi yang ada (siapa, di mana, mengapa), fakta dan kejadian (bagaimana prosesnya), serta hasil dan kesimpulan.

Dia juga melanjutkan, di dalam penulisan laporan terdapat 3 hal penting diperhatikan, yaitu siapa yang membaca laporan, informasi apa yang sesuai, pengaruh apa yang anda harapkan setelah orang membaca laporan. Tujuannya agar pengetahuan yang kita buat dapat secara efektif memberi dampak bagi mereka yang menerimanya. Menulis laporan memang bisa jadi mudah ataupun susah, yang susah dan sering terhambat biasanya karena penulis belum memiliki peta laporan yang jelas, belum tahu apa pesan utama dan ditujukan kepada siapa laporan tersebut.

Untuk langkah penulisan laporan, Edy memandu para peserta untuk memahami 9 langkah penulisan laporan yaitu menetapkan pembaca, mengindentifikasi pesan utama, menjabarkan gagasan utama, menetapkan urutan penyampaian, membahasakan, meletakkan dalam format laporan, meninjau logika urutan penyampaian, penyuntingan bahasa, dan sunting tampilan. Semua proses itu harus dikuasai oleh sebuah organisasi, dan oleh karenanya dibutuhkan banyak praktik melakukannya.

“Pengelolaan pengetahuan pada dasarnya adalah cara sebuah organisasi belajar dan menulis, mendokumentasikan, membahasakan proses yang mereka lalui dan ditujukan untuk memberikan pengetahuan bagi orang lain.” Ujar Edy.

Pelatihan ini memang bertujuan meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam manajeman program yakni kompetensi menulis laporan program berbasis knowledge management atau pengelolaan pengetahuan. Peserta pelatihan dapat memiliki pengetahuan tentang pengelolaan pengetahuan dan memahami pentingnya pengelolaan pengetahuan dalam organisasi, serta memiliki pengetahuan tentang penulisan laporan berbasis pengelolaan pengetahuan.

Peserta juga memiliki pengetahuan untuk menghubungkan hasil penulisan laporan menjadi lesson learned (pembelajaran) untuk mengembangkan pengetahuan bagi organisasi dan public, memiliki keterampilan mengolah data kegiatan menjadi tulisan laporan yang menarik, akurat, detil dan sistematis, memiliki keterampilan editing bahasa dan foto, dan pengaplikasian software pengelolaan pengetahuan serta dapat menggunakan pengelolaan pengetahuan  untuk menciptakan produk – produk program baru dalam organisasi

Rangkaian  pelatihan  diselenggarakan  dengan menggunakan  prinsip  pendidikan  orang  dewasa – POD  (Adult  Learning  Principles – ALP), dengan mengikuti siklus pembelajaran berbasis pengalaman yang  telah  dikembangkan  Unit Pelatihan dan Konsultansi SATUNAMA.  Variasi metode  presentasi  yang  tak  mendominasi,  pengamatan,  diskusi, permainan dan  praktek  akan  mewarnai pengembangan kapasitas ini. (Berita dan Foto: Banu Badrika_SATUNAMA)

 

Print Friendly, PDF & Email
(Visited 62 times, 1 visits today)

Leave a Comment

Translate »