Media digital maju pesat seiring dengan pertumbuhan infrastruktur komunikasi yang semakin baik dan meningkatnya kebutuhan masyarakat terhadap sarana komunikasi yang mudah, murah, tidak dibatasi oleh jarak dan waktu.
Kemajuan yang ditandai dengan konektivitas internet yang semakin luas dan perbaikan berbagai infrastruktur transportasi memungkinkan orang dapat bepergian ke tempat-tempat yang belum pernah mereka kunjungi sebelumnya. Selama melakukan kunjungan tersebut, kebutuhan untuk berkomunikasi dengan keluarga, sanak famili atau rekan kerja tetap berlangsung.
Dengan kehadiran perangkat seluler yang mampu memadukan suara dengan gambar, membuat proses berkomunikasi termasuk membagikan peristiwa-peristiwa yang menarik selama proses perjalanan menjadi lebih menyenangkan. Hal ini sejalan dengan salah satu hasil statistik di situs berbagi video YouTube yang menginformasikan bahwa lebih dari setengah tayangan yang saat ini ada di YouTube berasal dari rekaman perangkat seluler[1]. Kemudahan dalam menggunakan media seperti ini rasanya sulit dibayangkan di era tahun 80 -90 an.
Media sesuai dengan definisinya berarti perantara atau pengantar, Ia dimanfaatkan untuk menyampaikan pesan dari pengirim kepada penerima. Media digital, dalam hal ini dibedakan menjadi beberapa aspek. Perangkat seperti flashdisk, hard disk dan memory card merupakan bagian unsur teknis dalam media digital, sedangkan jaringan internet untuk penyebaran informasi digital merupakan unsur transmisi. Rekaman audio video digital merupakan unsur dari produk media digital
Media digital memiliki keunggulan, salah satunya dalam hal ketelitian dan kekonsistenan dalam merekam perubahan yang terjadi. Dengan kemampuan menghilangkan distorsi / penghalang, penggunaan perangkat digital menjadi relatif lebih praktis dan mudah, sehingga pemrosesan informasi dapat dilakukan dengan cepat. Tentu saja dengan keunggulan ini akan semakin mempermudah pekerjaan manusia. Cara pekerja dalam menyelesaikan tugasnya pun turut berubah, dari semula mengandalkan otot (muscle worker) berangsur-angsur menjadi pekerja yang banyak mengandalkan sektor pengetahuan (knowledge worker).
Pola kerja knowledge-based kini jamak dilakukan di berbagai Organisasi Masyarakat Sipil (OMS) sebagai pendokumentasian dan pengelolaan ragam informasi. Aktivitas pengelolaan pengetahuan kini meminimalkan media fisik seperti kertas, baik untuk keperluan surat menyurat maupun pelaporan. Bagaimana media digital mendukung percepatan tujuan organisasi ? Apa peran strategis media digital dalam proses pengelolaan pengetahuan/ knowledge management di organisasi ?
Media digital dan efektifitas pengelolaan pengetahuan
Dengan berbagai keunggulan media digital, maka pengelolaan pengetahuan di Organisasi Masyarakat Sipil (OMS) memanfaatkan media tersebut menjadi penting. Selain dapat mempercepat proses dan memiliki kekonsistenan dalam perekaman, media digital juga dapat dimanfaatkan sebagai sarana pengelolaan pengetahuan.
Esensi pengelolaan pengetahuan adalah membangun asset yang tidak berwujud (intangible asset). Aset tak berwujud dalam organisasi sering kali memiliki nilai tambah yang besar. Intangible asset yang sebagian besar melekat pada Sumber Daya Manusia (SDM) mewujud pada kompetensi staf dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu, dalam jangka panjang hal ini mampu memberikan nilai tambah pada aspek ekonomi.
Bagaimana media digital dapat dimanfaatkan untuk pengelolaan pengetahuan di OMS? Penggunaan media digital untuk Pengelolaan pengetahuan di tiap-tiap organisasi sangat kontekstual karena pada dasarnya setiap organisasi memiliki sumber daya manusia, proses bekerja, dan penggunaan teknologi yang berbeda, misal hal yang terkait dengan teknologi, apa yang kita anggap penting di hari ini, bisa jadi tidak penting dan relevan dikemudian hari.
Oleh karena itu, titik krusial dari pengelolaan pengetahuan di OMS adalah menemukan metode yang mampu mengubah pengetahuan individu staf menjadi pengetahuan milik organisasi. Pengetahuan yang diperoleh oleh individu staf dari pengalaman maupun kejadian sehari-hari kerap kali menyumbang pada efektivitas penyelesaian pekerjaan. Media digital dapat dimanfaatkan untuk mempercepat dan mempermudah proses menangkap pengalaman-pengalaman tersebut agar dapat dimanfaatkan dengan baik.
Penggunaan media digital untuk mempercepat pencapaian tujuan organisasi ditunjukkan oleh Yayasan SATUNAMA. Meskipun prosesnya belum optimal, praktek baik penggunaan media digital untuk menangkap pengetahuan dan pengalaman individu staf terlaksana dalam beberapa praktek, seperti penulisan laporan perjalanan dinas atau back to office report (BTOR) dan penggunakan Sistem Informasi SATUNAMA.
Mekanisme Back to office report berlaku pada staf yang telah menyelesaikan perjalanan dinas. Selesai melakukan perjalanan dinas staf wajib menuliskan catatan penting terkait kegiatan dan rekomendasi tindak lanjut, terdapat format penulisan laporan yang dapat diakses online. Proses ini bertujuan agar setiap staf dapat melengkapi catatan dimanapun berada selama dapat terkoneksi dengan internet.
Praktek berikutnya adalah pengembangan Sistem Informasi SATUNAMA (SIS). SIS memiliki tujuan untuk pertama mendokumentasikan seluruh proses kegiatan program maupun kegiatan harian staf dalam sebuah format yang mudah diakses dan teruji, kedua memberikan rujukan dan bahan analisa bagi para pengambil kebijakan dalam lembaga dan ketiga menyajikan berbagai informasi lembaga baik dalam bentuk visual maupun ringkasan naratif yang mudah dipahami baik oleh staf maupun pengambil kebijakan di atasnya. Setelah teroptimalisasi SIS diharapkan dapat menjadi rujukan untuk pengambilan keputusan secara cepat.
Keseluruhan praktek ini merupakan upaya dari OMS untuk memanfaatkan media digital sebagai sarana untuk menangkap dan mengelola pengetahuan individu menjadi pengetahuan milik lembaga, serta menyebarkannya hasil praktek baik tersebut secara mudah dan murah. Dengan demikian media digital menjadi sebagai sarana untuk mencapai efisiensi penggunaan sumber daya dan efektivitas yang dalam jangka panjang membantu percepatan pencapaian tujuan organisasi.
Peran strategis media digital untuk pengelolaan pengetahuan
Di era digital saat ini, peran organisasi masyarakat sipil rupanya masih cukup signifikan, misal Pekerjaan untuk mendorong pada perbaikan berbagai kebijakan yang tidak berpihak atau bertentangan dengan kepentingan publik, fungsi lain misalnya adalah melengkapi pelayanan kemasyarakatan yang tidak terjangkau oleh layanan aparatur negara.
Staf di OMS dituntut dapat menemukan, mensintesakan dan menerapkan pengetahuan yang dimiliki untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan di dalam masyarakat karena efektifitas dan efisiensi telah menjadi kebutuhan mutlak. Kelangkaan sumber daya menjadi tantangan yang harus mampu disiasati oleh siapapun yang menjadi penanggung jawab dalam OMS.
Kultur sebuah organisasi terkadang sangat menentukan cara organisasi tersebut membagikan pengetahuannya. Misalnya organisasi dengan struktur yang tingkat hirarkinya tinggi, akan lebih menantang dalam proses berbagi pengetahuan, jika dibandingkan dengan organisasi yang rentang strukturnya tidak terlalu tinggi.
Media digital mengurangi hambatan spasial seperti jarak dan waktu. Pada sisi lain, kemauan penggunanya untuk memanfaatkan secara baik, harus disertai dengan kemampuan untuk berubah. Perasaan senang yang berlebihan atau euphoria akibat adanya teknologi ini, sering membuat pengguna tidak awas, sehingga kerap kali membawa permasalahan.
Dengan sifatnya yang teliti dan konsisten dalam merekam sebuah pengetahuan serta kemudahan dalam hal konversi, penggunaan media digital akan memastikan aliran pengetahuan di organisasi masyarakat sipil lebih lancar, sehingga memungkinkan staf mampu bertindak secara efektif dan efisien. Media digital juga dapat dimanfaatkan untuk mendukung pusat media (media center) yang bertujuan mengumpulkan infomasi yang dibutuhkan untuk pembuatan kebijakan publik.
Dengan keunggulan yang ada, media digital sebenarnya mampu mengurangi distorsi atau penyimpangan pada sebuah informasi agar bisa tersampaikan lebih cepat dan efektif, namun dalam hal penggunaannya secara tepat perlu diperhatikan, karena sifatnya yang mudah dan murah, sering kali media ini disalahgunakan untuk menyampaikan informasi palsu, akibatnya bukan substansi pesan yang tersampaikan, namun ketakutan,kemarahan dan hal negatif lain muncul, sebagai akibat penerima tidak paham dan tidak kritis dalam memahami informasi.**
I Gede Edy Purwaka
Staf Unit Pengembangan Sektor Pengetahuan dan Media
Yayasan SATUNAMA
[1] https://www.youtube.com/yt/press/statistics.html
Foto : zenbusinesscentre
